Artigo > Afinal o que é o TAP

Por: Marcelo Hasckel
Data: 29 de Abril de 2016 - 09:58:35

   Muito se fala hoje sobre gerenciamento de projetos, EAP, PMBOK, uma verdadeira sopa de letrinhas de tanta sigla, mas vamos falar hoje de uma das, senão a mais importante, o TAP, mas afinal, o que é o TAP?

   Se procurarmos na internet por TAP, ou Termo de Abertura de Projetos, aparecerão milhares de modelos e definições. Não existe um modelo único, padrão, cada escritório de projetos cria o seu de acordo com as necessidades, mas todos com o mesmo objetivo: que é descrever o motivo, a razão da existência do projeto. Não esqueçamos que este adorável documento serve para identificarmos também o Coordenador do Projeto e o não menos, senão o mais importante, o Patrocinador, que são aquelas pessoas as quais as expectativas devem ser atendidas. E se essas expectativas não forem bem documentadas o Patrocinador pode estar a esperar um Porsche, quando na realidade ele adquiriu um Fusca.

   Na teoria, a elaboração do Termo de Abertura deveria ser escrito pelo Patrocinador do projeto, afinal de contas ele é quem conhece o objetivo da criação do projeto. Na prática é um tanto diferente, cabe ao Coordenador e a equipe de projetos confeccionarem o documento conversando com o Cliente/Patrocinador para conseguir o máximo possível das informações necessárias sobre seus objetivos com este projeto, quase um psicólogo. O contrato também nos fornece uma boa parte das informações. Com o contrato assinado parte-se para o levantamento e é aqui que o TAP começa a “ganhar vida”. É neste momento que, com base nas horas contratadas, nos módulos adquiridos, nas entrevistas feitas com os futuros usuários, o Coordenador de Projetos traça todo o andamento dos trabalhos. Sintetizando a visão do projeto, o documento deve conter as seguintes sessões:

  • Justificativa: Deve descrever o problema ou a oportunidade que justifica o desenvolvimento deste projeto. Deve de responder as seguintes questões:

                 - Por que o projeto é necessário;

                 - Quais os motivos que geraram sua necessidade;

                 - Quais os benefícios;

  • Objetivos do projeto: Devem sintetizar o que o projeto entregará. Não falo aqui nos módulos que serão implantados, mas sim nas funcionalidades, no que a implantação beneficiará o cliente. Falando da integração dos módulos, dos controles que serão proporcionalizados, dos benefícios que o Iniflex trará.

  • Responsabilidades e partes interessadas: Todas as pessoas que estiverem diretamente envolvidas no projeto devem ser listadas neste item com um breve relato das responsabilidades de cada um: O responsável da TI, o gerente de vendas, o gerente industrial, etc.

  • Escopo: Aqui sim vamos descrever todos os módulos, submódulos, desenvolvimentos, integrações e rotinas que serão entregues. Quanto mais claro e detalhado melhor, para evitar dúvidas e questionamentos no decorrer do projeto.

  • Não escopo: Tão importante quanto a declaração de Escopo é a declaração de Não Escopo, ou seja, o que não está contemplado e não será entregue neste projeto. Lembre-se do Porsche e do Fusca citados anteriormente.

  • Premissas: Aqui descrevemos quais situações devem ser atendidas ou mantidas para que o projeto tenha sua execução conforme acordado. O não cumprimento de uma destas premissas pode ser um risco para o projeto. A dedicação da equipe do cliente, quanto a realizar os cadastros iniciais, é considerada uma premissa. Imagina só se a equipe, ao chegar para a implantação, não encontra os cadastros prévios? Ou se aquele desenvolvimento que deveria ter sido finalizado antes da implantação não foi terminado?

  • Restrições: Fatores que limitam o projeto. Por exemplo: A pessoa responsável por cadastrar correntistas só trabalha meio período, ou o usuário que vai receber um treinamento só pode atender a equipe depois das 18 horas.

  • Riscos iniciais: Aqui entram aquelas situações que desde o início, lá do levantamento, já foram mapeadas como fator de risco.

     

   O TAP é o mapa do Coordenador de Projetos, deve servir de guia durante toda a execução do projeto. Deve estar sempre a mão para ser consultado em qualquer momento. Até chegar a sua versão final ele dever ser escrito e alterado quantas vezes for necessário. Mas após sua assinatura este não deve sofrer mais nenhuma alteração. Se necessário, deverá ser criado um documento de Alteração de Escopo, mas este é um assunto que trataremos em outro momento. 

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